首先化德县编办借“机构编制云平台”建设之际对全县机关事业单位机构、编制等信息资料进行全面认真的收集、归类。共整理出县编委发文354份，县编办发文173份，并进行分类扫描，并统一扫描为pdf格式，全面电子化。

其次是对电子文档进行编辑、归档，初步建立电子档案。化德县编办统一按照“文件字号+文件全部标题+发文机构”的格式对扫描文件进行命名，以便后期统一管理，使用时方便搜索。

    电子档案的建立，不仅能够完整体现现有机构的历史沿革，更好的保护已撤销整合机构的历史机构编制文件档案资料，也为机构编制日常管理提供高效便捷的查询功能，提高了工作效率，规范、信息化了机构编制管理。